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档案管理

          一、归档范围
        1、本年度学校党政管理、科研、教学、外事、基建、资产与设备管理、出版、产品生产与开发等各项活动中产生的具有保存价值的文件材料,均应归档。
        各单位文件材料归档范围请参照《黄河水院档案归档范围和保管期限表》。《黄河水院档案归档范围和保管期限表》请到学校档案室查阅。
        2、归档的文件材料包括纸质材料和相应的声像、电子等文件材料(如照片、光盘、磁盘等)。此类不同载体的文件材料应随纸质文件材料一同归档。
        3、各单位获奖证书、奖牌、奖杯、锦旗等及校际交流中具有保存价值的实物档案按要求整理归档。
        二、归档要求
        1、各部门要加强本部门归档工作的领导,兼职档案员要切实履行自己的工作职责,负责本部门归档材料的收集、整理与立卷工作。保证归档文件材料收集完整齐全,并按时移交学校档案室。任何单位和个人不得据为己有。
        2、凡各单位产生的文件材料涉及多个部门的,由主办部门负责归档,相关部门协助提供相关材料。
        3、文件类的归档材料实行以件为单位归档。校内发文要附文件正本、底稿、发文签,有附件的文件材料要附附件。底稿及发文签不得使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水、红墨水等书写材料,发文签及正文须盖发文单位的公章,发文签上的公章盖在领导签发栏内,正文上的公章盖在单位落款处。
        4、请示类文件如已答复,须提供相关批复材料。上级来文需要办理并上报相关材料的,要求将上报的相关材料附上。各单位报表、名册、图册等已装订并符合装订要求的材料,以册(本)为单位移交。
        5、教学、科研、基建、出版、设备及其科技开发等专业性的归档材料,仍以卷为单位进行整理、立卷,需装订的案卷材料归档部门要装订后方可移交。
        6、立卷归档的材料必须是原件,复印件原则上不得归档。凡不符合档案归档要求的文件材料,必须按要求进行整理后方可移交。移交的文件材料要求字迹清楚、用纸规范。
        7、归档材料必须完整,兼职档案员在整理过程中要逐卷(件)检查,不要缺项、漏项,不要把属于一个内容的档案材料人为地分割开或遗漏。
        8、移交的归档材料左边装订处要预留25mm左右的装订线。各单位兼职档案人员对归档过程的相关问题可随时向档案室工作人员联系咨询。
        9、归档的声像、实物档案须标明事由(事件)及时间;归档的电子档案标明与纸档案相符的标题及时间。

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